懇親会に参加する場合のマナーについて

懇親会は参加者同士が親しくなり、交流を深めるための集まりです。ビジネスシーンやプライベートな場面で広く行われます。親睦を深めるという目的は分かっていても、マナーについては詳しく知らない方もいると思います。今回は懇親会に関するマナーを紹介します。お互いが気持ちよく交流できるように、今後参加する機会がある方は事前にチェックしておきましょう。

 

1. 懇親会と親睦会の違いとは？
2. 懇親会に参加する服装のマナー
3. 懇親会における挨拶状やお礼状のマナー
4. 懇親会を進行する場合の挨拶や幹事側のマナー
5. まとめ

 

懇親会と親睦会の違いは

「交流を深める」という意味合いを持つ会合にはいくつか種類があります。懇親会、親睦会、懇談会を例に、それぞれの特徴を理解しておきましょう。

 

・懇親会

これから打ち解けて親しくなる会です。新しい出会いや関係構築の場として利用されます。  

・親睦会

企業や組織のメンバーが、既にある関係をさらに深めるための会です。信頼関係を築き、チームの連携を強化することが目的です。

 

・懇談会

特定のテーマについて、打ち解けて話し合う場です。情報共有や意見交換が主な目的となります。

３つの会合は、参加者同士の交流が目的ではありますが、お互いの関係度合が違います。懇親会は、初対面ではあるけれども、共通のグループに所属していたり、同じ目的をもっていたりする参加者が集う会合です。

懇親会では、初対面の関係性から、いかに打ち解けあい関係性を築けるかが重要なポイントになります。参加する場合は、相手に失礼が無いように気持ちよく交流できるよう気をつけなければなりません。

 

懇親会に参加する方のマナー

懇親会に招待された場合、出席する際の服装は何に気を付ければよいのでしょうか？
具体的なシーンを例に紹介しますので、ぜひご参考ください。

 

懇親会の目的や参加者に合った服装を

懇親会に参加する際には、内容や他の参加者に応じた服装を心がけましょう。懇親会の内容はビジネスか、ビジネス以外のプライベートの2つのシーンに分けられます。

 

・ビジネスの参加者がいる懇親会の場合

ビジネスの場では、スーツやオフィスカジュアルが一般的です。社外の懇親会に招待された場合、他の参加者の役職等が分からない場合が多いので、清潔感や華やかさを添えることを心がけましょう。男性の場合は、主催者から指定がない限り、スーツにネクタイを合わせましょう。女性の場合は、パンツスタイルなどのオフィスカジュアルでも構いませんが、あまりラフな恰好は控えましょう。

 

社内懇親会の場合、普段の出勤時の服装でよいでしょう。退勤後に着替えて参加する場合は、あまり派手な服装は避けましょう。休日に開催される場合、バーベキューなど野外で活動する内容であれば動きやすい服装で参加してもかまいません。

 

内定者懇親会では、会社の指定がない限りはスーツで参加するほうがよいです。同期になるメンバーとの懇親会ではありますが、将来上司や先輩となる目上の人も同席しますので、私服で参加する場合は、派手な服装や肌の露出を押さえた服装を心がけましょう。

 

・ビジネス以外の懇親会の場合

ビジネス以外の懇親会に参加する際の服装は、カジュアルでリラックスしたものが一般的です。しかし、場の雰囲気や参加者の関係性を考慮して選ぶことが重要です。

 

町内会の懇親会では、普段着や軽装でも問題ありませんが、初めて会う人もいる場ですので、ジャージやTシャツは避けた方がよいです。

 

PTAなどの学校関係の懇親会は、学校で開催が多いので、スーツなどのフォーマルな服装よりは少しカジュアルでもよいでしょう。男性の場合、ノーネクタイ・ジャケット、パンツを合わせる、女性の場合は、ビジネススタイルより少しラフな感じで、ジャケットにスカートかパンツを合わせるコーディネートで問題ないでしょう。

 

保護者同士や知人同士であれば、ドレスコードの指定がない場合、オフィスカジュアルやスマートカジュアルで参加するのが無難です。

 

懇親会における案内状やお礼状のマナー

懇親会を開催する際に、参加者に懇親会に関する案内状を送る必要があります。案内状を送る際のマナーを確認しておきましょう。

 

また参加者として、懇親会の参加後に関係者に対するお礼に関するマナー、案内状を受け取った後に不参加の返事に関するマナーも合わせて紹介します。

 

懇親会における挨拶状やお礼状のマナー

案内状を送る際のマナーとしては、送る時期と案内状の内容に気をつけましょう。

 

・案内状を送る時期

相手のスケジュールも考慮し、開催の1か月前、遅くても3週間前には送りましょう。

 

・案内状の内容

案内状に記載しなければならない情報は次の通りです。

 

1　開催目的：どのような目的で懇親会を開催するかを明記しましょう。内容が分かれば、参加者も積極的に参加しやすくなります。
2　開催日時
3　開催場所：地図やグーグルマップのURLを添付すると親切です。
4　会費：金額の他に、事前に振込or当日集金であるかも記載しましょう。
5　出席の回答期日
6　キャンセルに関する注意点
7　懇親会に関する問い合わせ先：担当者と連絡先を記載しましょう。

 

案内状の例文（社内懇親会・メールで送る場合）

社内で行う懇親会を想定して、メールで参加者に案内状を送る例文を紹介します。

   

社外向けの案内状の場合

社外へ案内状を送る場合、上記で述べた送る際のマナーの内容に沿って作成しましょう。案内状の冒頭で時候の挨拶と関係者への感謝を述べます。全体的に丁寧な言葉で、懇親会への参加をうながしましょう。 郵送で出席の返信を求める場合は、返信用の封用を同送するか、往復はがきを利用しましょう。

参加のお礼に関するマナー

懇親会に参加した後、幹事や他の参加者へお礼の気持ちを伝えるのはマナーです。懇親会は、お互いの仲を深めるものです。懇親を深めたお礼を伝えることで、今後の関係性を築きやすくなります。

 

現在は、お礼をメールで伝えることが一般的ですので、メールでお礼を述べる際のマナーを紹介します。

メールを送るタイミング

お礼のメールを送るタイミングですが、基本的には懇親会の翌日には送りましょう。遅くなればなるほど、感謝の気持ちも伝わりづらくなります。休みを挟む場合は、休み明けに送っても問題ありません。

 

時間帯ですが、相手の業務時間内に送るようにしましょう。業務時間内といっても、午前の早い時間や終業時間は、相手の業務作業が忙しいと予想される時間を避けた方が好ましいです。相手の業務に配慮して送るように心がけましょう。

お礼のメール例文（社外の懇親会に参加した場合）

社外の懇親会に参加した後、主催者へお礼のメールを送る例文を紹介します。

   

懇親会に参加できたことへの感謝と、有意義な時間を過ごせたなどの感想を幹事の方へ伝えるとよいでしょう。

 

懇親会を進行する場合の挨拶やマナー

懇親会の当日、会を進行するにあたって幹事として押さえておくべきマナーをまとめてみました。

懇親会の全体的な流れ

懇親会の内容は様々ですが、一般的には幹事が司会者となり、進行します。社外の懇親会を例に、進行の大まかな流れを、幹事の役割と合わせて紹介します。

 

1　開催の挨拶：主催者の幹事が挨拶を行なう方がよいでしょう。自己紹介、参加者への出席のお礼、懇親会の目的を挨拶に入れましょう。最初の挨拶ですので、簡潔にまとめましょう。
例：本日は懇親会にご参加いただき誠にありがとうございます。司会を務めさせていただきます〇〇と申します。本日の懇親会は、業界の垣根をこえた交流を深めていただく目的で開催いたしました。最後までどうぞお楽しみください。

2　乾杯の挨拶：上司や参加者の代表者に挨拶をお願いしましょう。幹事は挨拶をする人の紹介をし、挨拶を促しましょう。紹介の際は、外部の人であれば最初に社名を言い、役職、名前の順に紹介しましょう。挨拶が終わったら、一番に拍手を送りましょう。
例：乾杯の音頭を、〇〇会社取締役社長〇〇様にお願いしたいと思います。

3　交流・食事：乾杯の挨拶が終わったら、幹事は食事があれば提供方法を紹介し、「ご歓談をお楽しみください」と参加者が交流に移れるように促しましょう。会場内の様子を確認し、問題などあればすぐに対応できるようにしましょう。

4　閉会の挨拶：閉会の挨拶も、乾杯の挨拶と同じく事前に挨拶をお願いしておきましょう。終了時間を見計らって、挨拶を依頼した人に声をかけます。準備が整い次第、挨拶をする人を紹介します。懇親会が盛り上がっていても、挨拶をする人に参加者の注目を向けるようにしましょう。
例：宴もたけなわではございますが、懇親会の終了時間が迫ってまいりました。締めのご挨拶を、株式会社〇〇部長〇〇様にお願いしたいと思います。

 

懇親会を上手く進めるコツとしては、司会者が大きな声でハキハキと明るく話す事です。また簡潔に話すことで、テンポよく進めることができます。カジュアルな会の場合は、ユーモアを交えて進行するのもよいでしょう。

 

懇親会を欠席する場合の断り方

残念ながら先約があり懇親会の欠席を断る場合、案内状を受け取った後、早めに返事をしましょう。出欠締切日ギリギリに返事をすると、幹事の準備にも影響がありますので、相手に迷惑をかけないためにも、早めに返信をしましょう。

 

ハガキやメールなどで返信する際は、「次回の開催があれば是非参加したい」といった旨を一言添えると、幹事への労いの気持ちも伝える事ができます。

 

まとめ

懇親会に関するマナーについてご紹介しました。様々なマナーがありますが、懇親会は参加者同士が交流を持ち、親睦を深めるための良いきっかけになります。

 

主催者側は、参加者が充実した時間を過ごせるように当日の懇親会まで入念な準備が必要となります。会場設営、飲食の手配、司会などの準備が多く不安な幹事様は、グレーズバリにお任せください。お客様のご希望にあったプランと貸切会場を、専属のスタッフが提案しサポートさせていただきます。