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2024年6月9日
[コラム]
結婚式の二次会の幹事を会場探しから任された人の中には、「大切な結婚式の二次会、絶対に成功させたい！」と意気込みは十分あるものの、何から始めていいかわからない人も多いはずです。
今回は二次会の会場探しの手順やポイントを大きく３つに分けて紹介します。新郎新婦とゲストに満足してもらえるための会場を選びましょう！
会場探しは、ネット検索で簡単にできます。しかし検索する前に必ず確認しておきたいポイントがあります。それは「新郎新婦が希望するテーマ」です。
例えば、リラックスできるカジュアルなテーマならアットホームな雰囲気の会場が適していますが、フォーマルなテーマが好みなら高級感のある会場が選ばれるでしょう。
新郎新婦の希望を確認することで、幹事も会場選びがしやすくなりますし、新郎新婦の要望にも応えやすくなります。
新郎新婦の希望を確認できたら、実際に会場をネット検索してみましょう。候補に上がった会場のサイトで確認しておくべきポイントをまとめてみました。
披露宴当日に二次会を開催する場合、結婚式から引き続き参加するゲストが多くなります。結婚式に参加している時点で、手荷物がありフォーマルな服装であることが予想されますので、二次会の会場への移動距離は短いほうがおすすめです。
二次会から参加するゲストは、公共交通機関を利用して来ることが想定されます。主要駅が最寄りであれば、会場へ行きやすいですし、帰りの交通手段も気にすることなく安心して参加できます。
また会場する前に駅に到着しても、主要駅であればカフェ等がありますので、ゲストが退屈しないように時間を過ごしてもらうことも可能です。
新郎新婦に二次会の希望を確認する際に、「予算と負担額」も合わせて確認しておきましょう。２人にどこまでを負担してもらうか確認できれば、ゲストの参加費が設定しやすくなり、二次会の予算を算出できます。
会場を借りる際に発生する料金は、主に会場料、飲食料、景品代、手土産代、備品代などが挙げられます。二次会会場を提供している店舗のホームページには、料金に関するページもありますので、予算に合うか参考にしてみましょう。
二次会のテーマに合わせて、会場の内装も確認することも大事なポイントです。
「リラックスしてゆっくり楽しんでほしい」と新郎新婦が希望する場合は、腰をかけてゆったりと会話が楽しめるソファがあり、カフェのような内装がぴったりです。
逆にフォーマルな雰囲気を希望する場合は、おしゃれな装飾が多く、立食式のパーティー風にすると高級感を演出できます。ホームページで、会場内の内装や雰囲気を写真や動画を掲載していることが多いですので、必ず確認しましょう。
また会場を予約する前に、会場内を見学させてもらえるか確認しておきましょう。見学可能な場合は、実際に見に行くことをおすすめします。写真や動画だけでは分からない、広さや設備等を確認することで、「思っていた雰囲気と違った」と後悔することがないでしょう。
予約前に会場を見学できる場合、ホームページだけでは分からない部分を見て、聞いて確認すべきポイントをまとめました。
ホームページには収容人数が書いてあると思いますが、実際に見て、テーブルや椅子、ソファの配置によっては、予想していた広さと違うと思うこともあります。
出席確認、会費の受け渡しができる受付の場所を設置できるか、椅子の追加や机の配置の変更など、会場内のアレンジが可能か会場側に確認しておきましょう。
また余興など行う場合は、ステージがあるとよいでしょう。
二次会が開催される会場内のチェックに目が行きがちですが、会場以外の設備も充実していると新郎新婦やゲストの満足度も上がります。チェックしておくと良い設備をいくつかご紹介しておきます。
・新郎新婦の控室
２人が着替えや待機できる場所があるか確認しましょう。部屋がない場合は、会場内に仕切板でスペースを作ってもらえるか確認しましょう。
・荷物置き場
披露宴から参加するゲストは、多くの手荷物を持って参加する場合があります。荷物が預けられるクロークや、会場内に参加者の荷物を置けるスペースの確保ができるか確認しておくとよいでしょう。
・トイレの数
参加人数が５０人以上の場合、男女それぞれ１つずつトイレがあるとよいです。
またお子さん連れのゲストもいる場合は、おむつ替えスペースなどの設備があると喜ばれます。
・喫煙所の有無
会場内での喫煙が禁止であれば、会場外に喫煙スペースが設置されているか確認してください。ゲストにルール外の喫煙をしないよう、招待の際に事前に連絡しておくことも大切です。
二次会を盛り上げるために必要な機材や備品について利用が可能か確認しましょう。
・照明設備
会場内の明るさの調整は可能か、スポットライトがある場合は、利用できるか確認しておくとよいでしょう。
・音響設備
大きな会場内ではマイクは必須です。司会、新郎新婦、ゲストの３本あれば安心です。
また雰囲気を盛り上げるためにＢＧＭを流すのもありです。会場内で音楽を流してよい場合は、どんな再生機器があるかを会場側に確認しましょう。
・備品のレンタル
ビンゴなど余興を行う場合は、会場側にレンタルできる備品があるかどうか確認しましょう。幹事はいくつもの仕事を並行して行う必要があるため、会場側で備品をレンタルできる場合はお願いするとのちのち助かるはずです。
結婚式の二次会では、美味しい料理と充実したドリンクが、ゲストを楽しませるポイントの１つになります。
会場の料理の種類やクオリティなどをチェックし、新郎新婦の好みやテーマに合ったメニューを選ぶことが重要になります。料理・ドリンクのメニューを変更・追加、アレルギー対応の有無など、会場側の対応できる範囲を教えてもらいましょう。
またウェディングケーキなど持ち込みを考えている場合は、会場側に必ず確認をとりましょう。
ご紹介した会場選びのチェックポイント以外にも、幹事側の要望があれば必ず会場側に伝えましょう。
完全に会場が貸切にできるか、開催までに準備のサポートはしてもらえるのか、当日ゲストにキャンセルが発生した場合の料金負担など、些細な事項も伝えて確認した上で、見積もりを受け取りましょう。
予算や会場側のサービス内容を比較して、新郎新婦と相談し、納得したうえで会場を決定しましょう。
結婚式の二次会会場を選ぶだけでも、確認事項が多く大変な仕事です。特に初めて幹事を任せられた方にとっては、不安や心配事があると思います。
グレースバリでは、今回ご紹介したポイントについて１つ１つご対応いたします。
ご予約の前に会場見学も可能で、その際はパーティー専属のスタッフがご説明させていただきます。お客様のご要望事項をお伺いし、実現できるようご対応いたします。
新郎新婦のご希望するパーティーを、もう一人の幹事としてサポートいたします！
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