会場の大きさと飲食提供が必要か決定する

貸切会場を選ぶ際には、最初に会場の大きさと飲食提供の有無をチェックしましょう。

■会場の広さを選ぶ基準

まずはイベントに参加する見込みの人数を把握しましょう。事前に参加者の数をしっかりと把握することで、適切な広さの会場を選ぶことができます。

一般的な目安としては、一人あたり約1.5〜2平方メートルのスペースが必要です。これに基づいて、参加人数に合わせて適切な広さの会場を選びましょう。人数が多い場合は広めのスペースが必要ですが、逆に少人数であれば適度な広さの会場で十分でしょう。

■飲食の提供の有無を確認

飲食は、参加者同士がコミュニケーションを取り、交流を深めるための必要な要素です。特に懇親会や同窓会などでは、飲食を通じた交流がイベントの魅力の一部となります。

会議利用に特化した貸切会場では、飲食不可の場合があります。イベント内で飲食を提供すると決定した場合は、飲食利用が可能か必ず確認しましょう。また飲食の用意を会場側に依頼するか、主催者側が持ち込みで用意するかも合わせて確認しておく必要があります。

会場は人数・イベント内容でレイアウトが必要

会場の広さが決定したら、次に会場内のレイアウトを考える必要があります。飲食を伴うイベントの場合、まず立食形式にするか、着席形式にするか決めなければなりません。参加人数と、移動しやすいスペースの確保を考慮して、テーブルの数や、着席の場合は１卓あたりの椅子の数などを決定します。

また、余興やスピーチを行うステージが用意できるか必ず確認しましょう。せっかく準備した余興も、会場内全体に声が届かず、客席側から見にくいと楽しむことができません。

参加人数やイベント内容は、本番当日まで変更になることがあります。その場合は会場側と変更点を会場側に共有し、会場内の設置を調整してもらいしましょう。

飲食を提供してくれる会場なら安心

幹事の方は、本番当日までイベント準備に大忙しです。飲食を伴うイベントを開催する場合は、飲食を提供してくれる会場を選ぶことで、主催者側の負担を軽減できます。

特にケータリングや会場で調理された料理提供など、クオリティの高い食事を提供してくれる会場であれば、参加者の満足度が高まります。また主催者側は参加者のアレルギー情報、料理の好み、イベントの進行と料理の提供のタイミングなど、たくさんの確認事項があります。料理の提供方法も個別で打合せできる会場がおすすめです。

さらに飲食を提供してくれる貸切会場は、衛生管理や食品安全に関する規制を遵守し、高い品質のサービスを提供することが期待されます。料理提供を会場側におまかせすることによって、主催者はイベントの運営に集中できます。

グレースバリが提供する貸切会場のメリット

パセラが提供するグレースバリは、貸切会場でのイベントを成功させるために、様々なサービスをご用意しております。グレースバリの特徴をご紹介いたします。

■柔軟な会場の広さ

グレースバリの貸切会場は、参加者の数に応じて柔軟に広さをアレンジできます。20名程度の少人数から最大300名規模のイベントまで、幅広いニーズに対応できる会場があります。会場は、カジュアルな雰囲気から法人様がご利用できるフォーマルな形式と様々です。

公式ページに会場内の写真を掲載していますが、実際に見て確認したい！というお客様は、会場見学もございますので店舗にお問い合わせください。専属のスタッフが、イベントのご希望に合わせて会場をご案内します。

■高品質な飲食提供

グレースバリでは、専属シェフによる料理提供やケータリングサービスなど、高品質な飲食サービスを提供しています。イベントの内容にあわせて、料理の提供方法もビュッフェスタイル・大皿スタイル、ご予算に応じてコース料理もご対応可能です。

また料理の種類も洋食、和食、多国籍料理とバラエティに富んだメニューで、参加者も楽しんでいただけること間違いなしです！

飲み物も、ソフトドリンクからアルコールの飲み放題プランがございます。参加者やイベント内容、ご予算・ご要望に合わせて選べますので、お悩みの場合はスタッフにご相談ください。

安心のサポート体制

グレースバリでは、イベント運営に必要なサポート体制も整っています。専属のスタッフが、幹事様のご希望内容に合わせた会場のレイアウトの打合せから、イベント当日までご一緒させていただきます。

急なイベント内容、人数変更も対応いたしますので、安心してご相談ください♪

まとめ

飲食を伴う貸切会場でのイベントを成功させるためには、会場選びから飲食の提供方法まで様々な準備が必要です。参加者が安心してイベントを楽しめる環境を整えることが、イベントの成功の要素の1つになります。

主催者側がすべて準備すると大変な負担がかかります。グレースバリでは、柔軟対応できる会場設備と様々なサービスで幹事様を全面的にサポートいたします。初めての幹事で不安な方や、会場探しでお困りの幹事様は、ぜひグレーズバリにご相談ください！