飲食を伴うイベントを開催したい！それなら食事プランが充実した貸切会場を選ぼう！

  社内行事や展示会など、貸切会場で一日中イベントを実施する場合もありますよね。その際に気になるのが、食事についてです。 今回は「貸切会場を利用する際、食事についてどうするか」についてのご紹介です。利用できる会場のサービスや飲食が伴うイベント開催での会場の選び方、注意点などもご紹介します。 会場選びで迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

貸切会場で行う飲食方法

自社に食堂やレストランがあれば、自社オフィス内でのイベントでは食事について悩むことはないかもしれません。しかし、貸切会場のイベントでは、開催時間によっては参加している社員や来場者に対し、飲食に関する準備が必要です。 そこでまずは「貸切会場を利用する際、食事をどうすれば良いのか」、その対応方法をいくつかご紹介します。

会場周辺の飲食店・カフェを利用してもらう

1つ目の方法は、会場周辺の飲食店へ食事に出かけてもらうことです。貸切会場のほとんどは駅前や街中にあるため、徒歩数分の距離に飲食店は多くあるでしょう。 会場側や主催者側が食事を用意する必要がないため、コストを抑えることができ、食事に関する案内などの作業も発生せず、主催者側の負担を下げることができます。 また、各自好きな食事を取ることができるので、アレルギーや参加者の好みなどの把握も不要となります。 しかし、一般的な食事の時間帯では、タイミング重なるため飲食店にいるお客さんが多く、食事に長い時間がかかってしまいます。そうなれば慌ただしい食事時間になってしまい、なかには食事を取れない方も発生してしまうかもしれません。 またせっかく同じ目的をもった人たちが集まっているのにも関わらず、食事を各自で過ごすことになると、参加者同士や参加者と主催者側の交流がもつ機会が減ってしまいます。

各自で持ち込みしてもらう

2つ目の方法は、貸切会場に持ち込みをすることです。多くの貸切会場は外からの持ち込みが認められており、弁当などの持ち込みも許可されています。昼食になったらコンビニやカフェなどに出向いて、直接お弁当などを購入してくる方もいるでしょう。他にも、自作のお弁当などを持参したい方もいます。 周辺の飲食を利用してもらう方法と同様に、各自で好きな食事を取ることができ、食事の準備や好み、アレルギーの把握、当日の食事関連の作業が発生しないなど、参加者と主催者側のどちらにもメリットがある方法です。 しかし、イベントを開催と同じ場所での食事の場合は、テーブルや床などが汚れてしまう可能性が高くなります。また、食事の内容によっては匂いが強く、食事が終わっても匂いが残ってしまうかもしれません。 場合によっては他の参加者が不快に感じることもあるので、片付けや清掃に注意が必要となります。

ケータリングサービスを利用する

3つ目の方法は、ケータリングサービスを利用することです。ケータリングとは、依頼場所に出向いて料理・配膳を行うサービスのことであり、パーティーの準備などでよく利用されています。 貸切会場が専属のケータリング業者と契約していれば、わざわざ業者を探す必要もありません。貸切会場契約時にオプションとして付け加えておくことで、時間になったら来てくれます。ケータリングサービスを利用することで、全員分の食事をまかなうこともできるので、会場で食事をするならオススメ方法のひとつです。 しかし、ケータリングを利用は一般的に費用が高くなりがちです。またケータリングサービスによっては、料金と料理の味やボリュームのバランスが悪く、「せっかく高い料金を払ったのに、満足できなかった」ということになることも。 ケータリングサービスを利用する際は、食事に予算をかけすぎていないか、食事の内容を試食できるのか、などを確認するようにしましょう。

飲食を用意する際の注意点

貸切会場での食事方法についてご紹介してきましたが、貸切会場で食事する際、どういったことに注意すればいいのでしょうか。 ここでは、飲食を準備するための注意点についてご紹介します。

持ち込み料を視野に入れる

貸切会場によっては、飲食の持ち込みに別途料金を設定している場合もあります。ケータリングやデリバリーを利用する場合には、貸切会場の契約時に申請をする必要があるので注意してください。 ただ、すべての持ち込みではなく、特定の持ち込みのみに制限をかける場合もあります。ケータリングやデリバリーといったガッツリとした注文は追加料金が必要ですが、お菓子やドリンクといった軽食程度なら追加料金は必要ないといった会場もあります。 他にも、部屋を汚した際には清掃料も請求されるなど、貸切会場に持ち込んで食事をするだけで、余計な出費が発生するかもしれません。 請求される金額や条件は、運営会社によって違います。もちろん、持ち込み料や清掃料を請求しない運営会社や、逆に持ち込みが完全に禁止の運営会社も珍しくはありません。 場合によっては規則違反にもなりますので、貸切会場の契約の際によく確認をしておきましょう

注文するための条件

ケータリングやデリバリーを依頼する際は、条件にも注意してください。ケータリングなら「基本料の他に、材料費を別途5,000円必要」、デリバリーなら「5人前以上から注文可能」といったように、店舗によっては注文条件を設定している場合もあります。 当然ですが、条件を満たしていないと依頼はできません。いざという時に注文できない場合もありますので、昼食に注文する店舗の情報は、事前に確認しておくと良いでしょう。 他にも、配達時間の指定や配達距離の制限などもあります。直接買い出しに出れば条件はほとんどありませんので、状況に合わせて注文するかどうかを決めてください。

提供方法を確認する

ケータリングを利用する際は、提供方法も選んでください。業者によっては、直接出向いて料理を作るパーティープランの他にも、料理とドリンクだけを届けてセルフサービスとするデリバリープランも実施しています。 会場の設備や当日どこまでスタッフの手を割けることになるのか、費用によって選ぶプランも変わってくるので、提供方法については必ず確認するようにしましょう。

食事に関するプランが多い貸切会場がオススメ！

ここまで貸切会場での食事方法、注意点についてみてきましたが、それらをふまえて貸切会場を選ぶ際は、「食事プラン(方法)が多い」ことに注目してみてください！ ケータリングが可能なだけではなく、会場側がお弁当を手配してくれるサービスもあれば、参加者の要望により応えやすくなります。またキッチンが併設かつシェフがいれば、より料理のクオリティをグッと上げることができます。 イベント内容によって毎回会場を探すのもいいですが、食事プラン（方法）が豊富な会場をひとつ見つけておけば、飲食が伴うイベント開催が急に決まっても対応しやすくなります。 また、そういった会場にいるスタッフは対応に慣れていることもあるので、主催者側のスタッフが食事に関する対応で困ったときもサポートしてくれるでしょう。 近年、新型コロナウイルスの感染対策で、飲食の際に気をつかわなければならないことがとても多いです。そのため、より知識がある会場側のスタッフにサポートしてもらったほうが、主催者側だけではなく、参加者も安心して食事ができますよ。

まとめ

今回は、貸切会場での食事方法や注意点、飲食が伴うイベントでの貸切会場の選ぶポイントをご紹介しました。 イベントのメインは飲食をすることではないものの、会場で飲食ができるかどうか、食事をするならどのような食事をすることになるのか、など飲食に関する事項はイベントでは重要な要素です。 特に参加者や主催側、ゲストを呼んでの交流会や懇親会を同時に開催するのであれば、食事の内容によって、雰囲気が変わり、その会場にいる人たちのイベントの印象にも影響してきます。 パセラが提供しているパーティー会場や配信に特化した会場は、照明や音響などの設備・機器環境の充実さ・装飾によるゴージャス感がある雰囲気・リーズナブルさ、などでイベントには最適な空間ですが、食事に関しても文句なしのプランが揃っています。 ・ケータリングの手配 ・弁当手配（自社制作） ・専属シェフやパティシエによる料理提供　など これら食事プランが揃っており、新型コロナウイルスの感染対策もバッチリです！ 飲食が伴うイベントを開催したいが会場選びに困っているという方は、一度パセラに問い合わせをしてみてはいかがでしょうか。イベント内容にぴったりなプランを提案してくれるでしょう！