面接や展示会は貸切会場で!メリットを理解して上手く利用しよう

  会議やパーティーなど、様々な用途で使える貸切会場。設備の充実さやレイアウトを変更可能な点から、企業の面接や展示会に使われることもあります。 面接や展示会程度なら、「社内の会議室や外部の会議室を利用すれば良い」と思うかもしれませんが、「スペースが広く個人面接から集団面接まで使い分けられる」「展示物に合わせた最適な部屋が用意できる」など、貸切会場だからこそのメリットがあります。 今回は、面接会場と展示会を貸切会場で開催するメリットについてのご紹介です。他にも、レンタルする際の注意点も合わせてみていきます。 採用担当者やイベント担当者の方は、ぜひ確認をしてみてください！

貸切会場で面接を行うメリット

まずは、面接を貸切会場で行うメリットについてご紹介します。社内で面接を行うのに対して、貸切会場を利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

少人数から大人数まで対応可能

面接と一言いっても、企業や選考フェーズによって参加する人数は変わってくるものです。新卒を対象として面接では、まずは複数人の学生をまとめたグループ面接を実施するケースは多くあります。 採用する企業側も様々な部署や同部署から複数人の面接官が参加すれば、面接を受ける側と合わせると、それなりの人数になります。 また少人数で行いたい場合は、パーティションを利用して空間区切ることで、個人面接・面談も可能となります。

プライバシーが守りやすい

面接を貸切会場で行うと、応募者のプライバシーを守りやすくなります。貸切会場は完全な貸切り状態にできるため、他の人から見られたり聞かれたりする心配がないからです。 採用側としても、貸切会場を使えば部外者に知られたくない情報を隠すことができます。新商品の開発など、社内移動中にうっかり見られるリスクもありますので、できれば無関係の会場で面接を行いたいはずです。 応募者側と採用側のどちら側もバレたくない事情があります。貸切会場を利用することで、バレることなく安全に面接が行えるでしょう。

会社説明会と面接選考を同時開催できる

会社説明と1次面接を同じ日に開催する企業もありますよね。 その場合、会社説明をするエリアと面接をするエリアを区分けできるほどのスペースがある貸切会場であれば、スムーズに選考を進めることが可能です。 また社員と面接参加者と交流会も実施するのであれば、飲食に関するサービスもある貸切会場を選ぶことで、準備や開催中、終了後の片付けなども楽になるでしょう。

費用コストを抑えることができる

貸切会場をレンタルするということに対して、「費用が大幅にかかりそう」と懸念する方もいるかもしれません。 しかし外部の会議室を長期間レンタルするより、貸切会場を定期的にレンタルするほうが安く済むこともあります。 貸切会場では午前から夕方の時間帯の利用料金がリーズナブルであったり、数時間をまとめたパックでの利用で費用を抑えることもできます。 多くの人たちと面接をする機会があったり、採用活動期間が一定である場合は、貸切会場をレンタルすることを検討してみてください。

貸切会場で展示会を行うメリット

次に、貸切会場で展示会を行うメリットもご紹介します。展示会は、商品を並べるためだけのイベントではありません。見に来てくれる来場者がいることで始めて成り立ちます。 展示会の成否によっては、商品の売れ行きも変わってくるでしょう。開催する際は、顧客のことを考えた展示会にしてください。

商品の魅力を引き出しやすい

貸切会場での展示会は、商品をより良く魅せることができます。照明や音楽によって会場の雰囲気はいくらでも変えることでき、スクリーンやプロジェクターを使用して派手に演出するのも一つの方法です。会場のレイアウトは自由に変更しやすく、展示品に合わせてセッティングを変えられます。 また、作業に運営スタッフの協力が得られるのもメリットです。数人で行うと大変な設営準備も、運営スタッフの協力があればすぐに終わります。展示会を専門とする運営スタッフからは展示に関してのアドバイスを貰うこともでき、展示会が初めてな人でも安心して準備ができるでしょう。 展示会開催の実績がある貸切会場であれば、作業がスムーズに行えるだけではなく、イメージ通りの素晴らしい展示会にすることができるでしょう。 ただ、運営業者によってはサポートしてくれない場合もありますので、利用する際は、運営会社に確認するようにしましょう。

交通面が良い

貸切会場は、交通面が良いことも特徴の一つです。ほとんどの会場は駅から徒歩数分の距離にあり、迷うことなくすぐに会場入りができます。 展示するだけなら、社内にショールームを所持する企業はいくつもありますが、全ての企業が交通面に優れるとは限りません。本社の位置は「最寄りの駅から車で10分」「バス停から徒歩8分」といったように、遠くて分かりにくい企業も数多く存在するからです。 もちろん、社内ショールームだからこそのメリットもありますが、多くの来場者は来場のしやすさを望んでいます。場合によっては、「会場が遠くて分かりにくい」という理由から、不参加を決めることもあります。 多くの人たちに展示品を見てもらうためにも、展示会の会場は、「近くて分かりやすい」場所のほうが良いでしょう。

飲食を伴う内容にも対応可能

飲料の新商品発表会や試飲会、試食会など、展示会の内容によっては、会場内で飲食が伴うこともあります。 通常の会議室でも飲食OKなこともありますが、日頃パーティーなどが開催される貸切会場のほうが、設備や備品が充実しており、会場スタッフが対応に慣れていることがほとんどです。 主催者側が全て準備するには時間も人手も多く要します。なるべく他の業務に集中できるようにするためにも、飲食に間して対応や環境が充実している貸切会場での開催がおすすめです。

貸切会場をレンタルする際の注意点

会場をレンタルする際の注意点もご紹介します。なかには、すでに分かっている部分もあるかと思いますが、うっかり見落としがないよう、今一度確認をしてみてください。

適切な広さを確保する

貸切会場を選ぶ際は、適切な広さを確保してください。当然ですが、展示品に対して部屋が狭いと、余裕をもって展示物が置けません。視覚的にも窮屈であり、息苦しさも感じるでしょう。 逆に、広すぎてもダメです。スペースの余裕がある分良さそうに思えますが、会場内がスカスカだと、「展示する物がないのでは」と侘びしく感じます。 面接会場においても、部屋のサイズが合っていないと応募者の実力は測れません。余計なプレッシャーを与えることで緊張してしまい、失敗も増えてしまうでしょう。 会場は狭くても広すぎてもいけません。作業スペースや待機室といった補助的なスペースも計算に入れ、目的に合わせた適切な広さを選んでください。

展示物や企業の雰囲気に合った会場を選ぶ

会場の広さ以外にも、注意すべき点は多いです。重い物を展示するのなら重量確認は必要ですし、大きい物を運び入れるなら入口の広さも必要になります。他にも、設備の有無や、照明の位置など、展示物によって必要な会場は同じではありません。 レンタルしてから「無理でした」では遅いので、契約前に必要な情報はしっかり確認をしてください。 面接を実施する際も同様です。貸切会場の内装が可愛らしい雰囲気をもつ会場もあれば、ゴージャス感あふれる会場など、特有の雰囲気をもった会場もあります。 企業がもつイメージによっては合う合わないが発生するため、イメージとかけ離れた会場の内装ではないか、事前に確認してください。 また、良い貸切会場が見つからない場合は、運営会社に相談もしてみましょう。最適な貸切会場を所持していれば、すぐに提示してくれます。すでに貸切会場を決めていた場合もアドバイスをしてくれますので、一度相談をしてみると良いかもしれません。

まとめ

貸切会場は、面接会場や展示会におすすめです。汎用性が高いことから様々な状況で利用することができ、最適な会場を準備できます。 また、会場は駅から近いことで来場もしやすいです。面接会場と展示会、どちらの場合であっても、交通面の良さは重要なポイントといえるでしょう。 社内の会議室やショールームでも開催はできますが、プライベートや交通面などの都合から、貸切会場での開催が望まれます。 パセラの会場であれば、アクセス面や照明・音響の設備が充実しているだけではなく、一般的なイベント会場よりも水回りが整っているので、飲食にもバッチリ対応可能です。 【パセラ会場の魅力】 ・アクセスが良い会場 ・バーカウンターあり ・専属シェフやパティシエによる料理提供が可能 ・照明や音響の機器、設備が充実 ・備品を準備してもらえる ・感染対策がしっかりと実施している ・レイアウトが変更可能 ・リーズナブルな料金制度　など 面接や展示会の会場探しに手間取っている方は、ぜひパセラに相談してみてはいかがでしょうか。