説明会やセミナーは貸切会場がおすすめ！メリットや開催までの流れもご紹介

  採用活動において多くの求職者に会社説明会やセミナーを開催するといった、自社オフィスに入りきれない人数を集める機会があったりしますよね。 人数の制限から日程を複数設けることも多いですが、そういった時はより多くの人数を一度に入れることができる、貸切会場を利用してみるのはいかがでしょうか。 設備が整っている貸切会場であれば、準備がしやすく安心してイベントを開催できるでしょう。 また自社よりも会場へのアクセスが良くなり、設備が充実していれば来場者からの評判も良くなるはずです。 今回は、企業説明会やセミナーを貸切会場で行うメリットについてのご紹介です。企業説明会とセミナー、それぞれでのご紹介をしますので、参考にしてみてください。

企業説明会を貸切会場で行う理由

冒頭でも述べたように、企業説明会は貸切会場での開催をおすすめします。貸切会場でなら多くの人の参加させることも、複数社による合同説明会も開催できますし、駅から近く交通の便も良い、などいくつものメリットがあります。 就職を真剣に考える学生や求職者たちのためにも、ぜひ貸切会場での開催を検討してみてください。

複数の企業がまとめて参加できる

おすすめする理由一つ目は、広い貸切会場（貸しホール）でなら合同説明会がしやすいことです。合同説明会とは、複数の業者が企画する説明会のことであり、来場者は短い時間で複数の企業を見て回ることができます。 会場が広く参加企業も多いことで、来場者も比例して増えていきます。パネルなどを見て説明を聞きに来る人も多く、個別で開催するよりも、多くの人に見て聞いてもらえるようになるわけです。失礼な言い方ではありますが、無名の企業でも興味を持ってもらえるため、中小企業ほど、合同説明会の効果は大きいです。 企業側としては、多くの学生に応募をしてもらいたいです。一人でも多く知って応募してもらえるよう、企業説明会は合同で行うようにしましょう。

駅から近くて学生でも行きやすい

おすすめする理由2つ目は、貸切会場は駅から近く来場しやすいことです。会場が遠いと来場するまでが大変ですが、駅から近ければ遠方からも来場しやすいです。道に迷う心配も少なく、誰でも気軽に参加できるでしょう。 特に、学生は車での来場はできません。タクシーを使うにも料金が必要であり、できれば利用したくはないでしょう。就職活動中の学生を呼び込むのなら、駅から近いことが重要になります。 本社や工場が駅から遠い企業は、来場者に苦労をかけないよう、駅から近い貸切会場をレンタルしましょう。

豪華な会場によるイメージアップ

おすすめする理由3つ目は、会場を豪華にすることでイメージアップを狙えるからです。高級感を演出することで、「資産がある」「エンタメ性が高い」と来場者は思うようになり、それによって企業への印象も変わってきます。企業を良く見せるためには、レイアウトや演出も必要だということです。 年月が経ち使い古された会議室や工場の一画でも味が合っていいかもしれませんが、汚れ一つない会場の方が好感が持てるでしょう。 もちろん、豪華さや高級感を出すならホテルでも良いですが、それだと費用が高く採算はとりにくく、設備が足りないこともあります。設備や機器が充実している貸切会場では、イメージアップのための環境が揃っています。 他にも、イメージアップとは少し変わりますが、セキュリティ対策にもなります。自社内では見られて困ることも、貸切会場でなら気にする必要はありません。説明会のために移動や掃除をする必要もなくなるため、準備の手間も少なくなるでしょう。

セミナーを貸切会場で行う理由

セミナーも、貸切会場での開催をおすすめします。会社説明会と同様に、交通の便が良いのはもちろん、運営スタッフによるサポートも期待できるからです。 顧客側と主催者側。貸切会場での開催はどちらにとってもメリットがあります。理由を確認し、開催場所の候補に、ぜひ検討してみてください。

参加者が来場しやすい

おすすめする理由一つ目は、貸切会場なら気軽に参加しやすいことです。「企業説明会」の項目でも述べましたが、貸切会場は駅から近く、迷うことなく参加できます。 また、開催場所を選べるのもポイントです。本社が群馬県や千葉県であっても東京都で開催できるなど、人が多い場所を選べます。なんでしたら、関西や北海道でも良いわけです。 他にも、心理的に来場しやすいことも挙げられます。人によっては大企業の社内に入るのはためらわれますが、一般会場なら来場しやすいものです。 貸切会場を使うことで、開催のハードルが低くなるでしょう。 対応を管理に任せて参加募集に集中できる おすすめする理由2つ目は、会場側のスタッフの協力が得られることです。実際に設営準備をすると分かりますが、セミナーでは様々な準備が行われます。 ・テーブルや椅子などの用意・レイアウト ・マイクやプロジェクターなどの用意・動作確認 ・掃除 ・資料作成 ・プログラムやスケジュールの作成 ・来場者への連絡 他にも色々とありますが、全て行うのは骨が折れます。作業人数を増やそうにも自社の社員には限界があり、少人数であることから作業は忙しいままです。 ですが、貸切会場を利用すれば、運営からスタッフを借りられ、設営作業を手伝ってくれます。プロジェクターを始めとした設備の準備はもちろん、片付けまで手伝ってくれるのです。必要なら受付スタッフの手配もしてもらえ、至れり尽くせりです。 もちろん、資料の作成やスケジュール管理などは自分で行わなければなりませんが、それでも、会場作りの多くを運営スタッフに任せることができ、参加募集の準備にだけ集中すれば良いようになるわけです。 ただ、全ての運営会社がサポートしてくれるわけではありません。なかには、料金が安い代わりにサポートが一切無しの運営会社もあります。運営のサポートを当てにする場合は、契約前にしっかり確認をしましょう。

懇親会も開催して交流を深めよう

会社説明会やセミナーなどのメインイベントが終わった後、主催者と参加者が交流できる懇親会を開催するのはいかがでしょうか。 特にセミナーでは、「学びたい」「知りたい」といった向上心が高い人たちが集まっています。同じ目的や目標を持っている者同士、主催者側と参加者側が情報交換をかねて交流を深めるのには良い機会でしょう。 知識だけではなく、新しいつながり・人脈のきっかけができれば、会社説明会やセミナーに対する満足度を上げることができます。

開催までの準備の流れ

では、実際に開催するまでの準備についてご紹介します。あくまでも一例ではありますが、参考にしてみてください。

資料を準備する

まずは、資料の作成からです。説明会やセミナーは企業の内情を伝える場であり、資料がなければ話になりません。説明を聞いた後の見直しにも使えますので、必ず準備をしてください。 内容としては、図や表を多めに入れることが大切です。文字だけでは重要な部分は分かりにくいですし、読んでいて飽きてしまいます。図や表が少ないなら、細かく項目分けして、読みやすくするのも良いでしょう。 資料の作成は後の作業にも影響しますので、なるべく早めに仕上げてください。

イメージに合わせてプログラムのレイアウトをする

資料が作成し終わったら、次はプログラム作りです。実際の流れを意識しながら、スケジュールを入れていきましょう。 企業や説明会によって内容は変わりますが、一般的には司会の挨拶から始まります。 1．司会の挨拶 2．大まかな概要の説明 3．資料を踏まえての説明 4．今後の方針や対応などの説明 5．参加者からの質疑応答 6．次回についての説明 7．参加者からのアンケート 8．閉会の挨拶 また、会社の社風や特徴があるのなら、積極的に加えていきましょう。企業説明会の場合には、応募するかどうかの判断要素になるからです。なかには、グループワークを実施する企業もあり、それぞれの企業に合わせたプログラム作りが必要になります。

リハーサル

プログラムができたら、実際にリハーサルを行いましょう。実際に流して行うことで、不足している部分も見えてきます。 また、可能なら来場者役もお願いしてください。立場が違うことで、見え方も変わるからです。そして、流しが終わったら意見を出し合い、場合によっては資料作成やプログラムから見直しましょう。 何事も、初めては緊張するものです。何度もリハーサルを行い、本番でも緊張しないようにしてください。

まとめ

貸切会場で企業説明会やセミナーを行うと、参加者が来場しやすくなります。会場が駅から近いのはもちろん、開催場所も選べて来場者の負担が少ないです。豪華な演出もしやすく、来場者からのイメージアップもしやすくなるでしょう。 また、合同説明会が行えるのも、貸切会場を活用する魅力の一つです。多くの学生や求職者に企業のことを知ってもらえ、応募数の増加も期待できます。 パセラが運営する数々の貸切会場では、音響や照明の機器が充実しており、高級感あふれる会場で、イベントの雰囲気だけではなく企業のイメージアップにもつながります！ また料理やドリンク提供も可能なので、飲食が伴う懇親会にも対応可能。企業が開催したいイベントを実現できます。 企業説明会やセミナーを開催場所に迷っている方は、ぜひパセラの貸切会場を検討してみてはいかがでしょうか。オンライン相談も行っているので、来場するのが難しい方も気軽にお問い合わせください！