【展示会(販売会)や頒布会の作り方】貸切会場はどのように選べばいい？

  展示会や頒布会を、どのように準備すれば良いのか悩んではいませんか？人によっては「ただ並べれば良い」と思うかもしれませんが、それだとエンタメ性が少なく、ただ「モノが置いてある」だけになってしまいます。 展示品を選出するのも大切な作業ですが、それと同じくらい、魅せるための会場作りも重要となってきます。展示やレイアウトの方法を少し変えるだけでも、雰囲気や便利性は変わってくるでしょう。 とはいえ、展示会や頒布会を社内で行うには限界があります。会場作りをするには設備や人手が必要ですし、なにより展示するためのスペースが必要です。折角の素晴らしい商品も、会場の使い勝手が悪いと良さを表しきれません。 そこでおすすめのが、貸切会場での開催です。十分な広さがあるのはもちろん、設備のレンタルや会場スタッフのサポートを受けることで、展示品をより美しく魅せることができます。 今回は、貸切会場を利用した展示会や頒布会についてのご紹介です。会場選びのポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

展示販売会・頒布会とは

そもそも、展示会や頒布会とはどのようなものなのでしょうか。間違った認識で開催しないためにも、まずはそれぞれの特徴や違いなどをご紹介します。

展示会とは

展示会とは、その名の通り商品を展示するエンタメ（イベント）のことです。見本市、トレードショーとも呼ばれており、基本的には展示品の販売は行われません。 国際標準化機構（ISO）では、「展示会」を次のように定めています。

商品・サービス・情報などを展示、宣伝するためのイベント（ただし、フリーマーケットや路上販売は含まない） 引用：展示会とは – 経済産業省　より

主な目的は、展示品の販売ではなく展示品の宣伝です。車を展示するとしたら、車そのものではなく、仕組みや製造企業の紹介になります。来場者である多く企業に知ってもらうことで、新しい契約や取引につなげていきます。 また、基本的には展示品の販売は行いませんが、展示品も購入できる展示販売会を行う場合もあります。主に一般来場者向けのイベントであり、展示品（商品）の価格もリーズナブルに抑えるケースもあります。フリーマーケットや即売会に近い部分があり、エンタメ気質が高いイベントといえるでしょう。

頒布会とは

頒布会とは、予約スケジュール合わせ配布物（商品）を届けるシステムのことです。「会」とはいいますが、宴会やイベントの類ではなく、定期購入などの通信販売の一種になります。 利用は会員制である場合がほとんどであり、定期利用料金を事前に支払っておくことで、自動で商品が送られてきます。 定期購入との違いは、配布物に決まりがないことです。定期購入は毎回同じ商品が送られてきますが、頒布会は運営企業が選んだ配布物が送られてきます。配布物が選べないのは不便な部分ではありますが、「何が送られてくるのか分からない」ことで開封する楽しみがあるのです。 また、配送されるだけではなく、直接手渡しされる場合もあります。店や会場に直接出向き、店員やスタッフから直接渡されるのです。もちろん、イベントとして大々的に行う場合もあり、その場合はイメージと分かりやすさを兼ね揃えた、会場作りが必要になるでしょう。

展示会（販売会）・頒布会で貸切会場を選ぶポイント

展示会（販売会）と頒布会は、どちらも貸切会場を利用するのがおすすめです。十分な広さがあるのはもちろん、多様性もあることからレイアウトも作りやすく、各イベントに合わせた自由な会場作りができます。 会場選びや会場作りの際は、主に3つのポイントを意識してみてください。

イメージ･コンセプトに合うか

ポイント1つ目は、展示品に合わせてイメージやコンセプトを変えることです。展示品と会場の印象が違うと、来場客は違和感を覚えます。統一感のなさから意識も削がれてしまい、展示品に集中できません。 たとえ展示品は良いモノであっても、魅せ方が悪いことから、悪い印象しか残らないでしょう。 洋服の展示販売会なら全体的に明るい感じのレイアウト、お酒の頒布会なら居酒屋を意識した和風なレイアウトといったように、イメージやコンセプトに合わせて設営してください。 特に色は重要です。色は人の感情に影響を与えるともいわれており、色によって展示物の見え方も変わります。最低でも「暖色」と「寒色」は意識し、展示物や季節などに合わせた色を選ぶと良いでしょう。 貸切会場によっては、設備の変更だけではなく、壁紙や照明の色を変更することも可能です。レイアウトを自由に変更できることで、コンセプトを持たせた個性的な空間も作ることができます。 また、専門のスタッフもレンタル可能で、会場作りをサポートしてくれます。分からないことは相談することで、適したアドバイスも期待できるでしょう。 会場作りに決まりはありません。貸切会場を活用して、自分の持つイメージやコンセプトを実現してみてください。

パネルなどを設置する十分な広さがあるのか

ポイント2つ目は、十分な広さを確保することです。会場では、パネルによって案内や解説が行われますが、会場が狭く、パネルが通行や閲覧の妨げになるようでは問題があります。 また、会場には多くの来場客が訪れており、時間と共に会場内に溢れてきます。会場が狭いと移動もしにくくなり、ゆっくり展示物を見ている暇もありません。場合によっては来場者同士がぶつかり、怪我をすることもあるでしょう。 そのような問題にならないためにも、会場には十分な広さが求められます。テーブル同士を離したり、一方通行のルートを作ったりなど、込み合わない工夫も必要です。 狭い会場だと、いくら工夫をしても限界があります。安全で移動がしやすい会場を目指すなら、想定した広さよりも一回り大き目な、貸切会場をレンタルしましょう。

作業場所も設けられるか

ポイント3つ目は、展示スペース以外も設けられることです。パネルの用意や飾り付けなど、会場作りには様々な作業がありますが、それらを作業するためのスペースが、展示スペースとは別に必要になります。 当然ですが、展示スペースでそれら作業をするわけにはいきません。展示の邪魔になりますし、なにより展示物を傷つける心配もあるからです。場合によっては、設置物の修理を開催後に行うこともあり、展示スペースでの作業はできないと思った方が良いでしょう。 他にも、会場の運営には事務的な作業も含まれます。それら裏方作業をするためにも、別室が必要になるのです。 また、頒布会も行うのなら、展示場所と頒布場所は分けた方が良いです。フロアを同じにしてしまうと、見る人と貰う人で会場が混雑してしまいます。 展示会や頒布会をする際は、展示スペースだけがあれば良いわけではありません。作業スペースはもちろん、休憩室や物置なども想定して、十分な広さのある貸切会場を探してください。

展示会（販売会）や頒布会に必要なもの

展示会や頒布会ではメインとなる商品以外にも、会を開催するためには様々なものが必要となります。 ここでは、定番で必要となってくるものをピックアップしていきます。

運営で必要なもの

・スタッフに向けての運営マニュアル ・配布物やそれらを入れるための紙袋などの袋類 ・ペン（ボールペンや油性ペンなど） ・メモ ・ハサミや輪ゴムなどの文房具類 ・ガムテープや養生テープなどのテープ類 ・撮影カメラ ・運営、出展者パス ・来場予定者のリスト　など  

展示スペースで必要なもの

・テーブル ・椅子 ・チェーンやフック ・パーティション（展示エリアを区切る場合） ・延長コード ・ゴミ袋　など ■セミナーやプレゼンを行う場合 ・マイク、マイクスタンド ・プロジェクター、スクリーン ・スピーカー ・時計 ・ノートPC、コネクター ・LANケーブル　など ■受付を設ける場合 ・ボールペン ・パンフレットやカタログを入れるラック ・クリアファイル ・自社の名前などを記載できる看板　など

飲食スペースで必要なもの

・アルコール消毒液 ・ゴミ箱、ゴミ袋 ・紙コップや紙皿、割り箸、フォーク、スプーン ・ティッシュペーパー ・冷蔵庫やクーラーボックス　など 会の内容によっては、ここでピックアップしたもの全てが必要ではないこともあります。しかし、これら以外にも必要となってくるものが発生することもあります。 当日までに必要なもの全て揃えるには、費用がかさむだけではなく、準備に多くの時間と体力を費やすことになります。 貸切会場側で準備できるものがあれば、できるだけ会場側で準備してもらい、会場準備の担当者は別の業務に時間をさけるように整えるのが賢明でしょう。

まとめ

展示会（販売会）をするためには、展示物の厳選だけではなく、会場作りも必要になります。展示物に合わせたレイアウトを決めるのはもちろん、来場者のためのパネル案内や作業を効率化させるためのスペースなど、気を配ることはたくさんあります。展示会は、ただ「展示物を並べる」ための会場ではありません。 会場作りのポイントは展示販売会や頒布会にもいえます。「思わず購入したくなる」「使ってみるのが楽しみ」と思えるような、魅力的なレイアウトにしてください。 パセラの貸切会場では、「どういった会場にしたいのか」というヒアリングのなかでレイアウトの相談も可能です。 また、展示会や頒布会の内容によっては、「飲み物や料理を楽しみながら展示品について話し合う」といった、飲食ができるスペースが必要なこともあるでしょう。 そんな時、パセラの貸切会場であれば、専属シェフ・パティシエが多数在籍しているため、飲食の提供も可能なのは嬉しいポイントですよね。 他にもパセラの貸切会場では、グッズ販売会場としても活用可能です。声優やアイドルの物販販売会を実施した実績があるので、物販販売場所を探している方も必見です！ 展示会（販売会）や頒布会を開催するにあたって、会場選び・会場探しに悩んでいる担当者の皆さん、充実した環境が整っているパセラに一度お問い合わせをしてみてはいかがでしょうか。