貸切会場でウェビナーを開催しよう！ウェビナーに必要なこととは

  近年、新型コロナウイルスの感染対策により、様々なイベントがオンライン化されています。ウェビナーもその一環であり、注目されつつあるコンテンツの一つです。 オンライン化することで今まで見込めなかった層をターゲット化することも可能であり、ウェビナーでの配信を検討している企業も少なくはありません。 しかし、ウェビナーを開催するには何が必要なのでしょうか。 今回は、ウェビナーを始めるために必要なことをご紹介します。また、貸切会場との相性と有用性もご紹介しますので、開催場所について疑問や不安がある方もぜひ参考にしてみてください。

ウェビナーとは？

そもそも、ウェビナーとはどのようなものなのでしょうか？名前を聞いたことがあっても、詳しく知らない人もいることでしょう。 そこでまずは、ウェビナーの概要についてご紹介します。

ウェブとセミナーを合わせた造語

ウェビナーとは、インターネットで情報をやり取りする「ウェブ」と、講義や講習を意味する「セミナー」を合わせた造語のことです。 一言でまとめると「インターネット上で講義をする（オンラインセミナー）」という意味になります。

特徴

ウェビナーの特徴としては、人数制限がないことが挙げられます。 貸切会場には収容人数という人数制限があり、セミナーに参加できる人数は限られています。一見すると大きな会場でも、テーブルや椅子なども置けば狭くなり、実際の収容人数は少なくなります。 しかし、ウェビナーでなら収容人数による制限はありません。各自が自分の部屋から参加できるため、より多くの人がセミナーに参加できます。本来なら収容人数の都合から参加できなかった人も、ウェビナーでなら誰もが参加できるようになるでしょう。 もちろん、初めてのセミナーでは機材や配信環境を整える必要がありますが、次回からは設備の流用ができます。 受付を始めとしたスタッフのサポートも必要ないことから、全体的なコストカットも期待できるでしょう。企業はもちろん、個人のセミナーでも利用されています。

イベントの中止が相次ぐなかでの利用

ウェビナーが近年注目されるようになったのは、新型コロナウイルスによる影響が大きいです。 元々、ウェビナーの考えは1980年ごろから存在していましたが、当時からあまり認知度は高くありませんでした。自宅からセミナーが聞けるのは便利ではありますが、そんなに有用性が感じられなかったからです。開催するなら会議室をレンタルして直接開催すれば良いですし、そもそも、パソコンやWebカメラを所持していない人もいます。 全く使われなかったわけではありませんが、どちらかといえばマイナーな手段といえたでしょう。 そんななか、新型コロナウイルスの影響により、ソーシャルディスタンスが求められるようになります。大人数で集まることが制限されたことで、収容人数よりも少人数での開催が余儀なくされるのです。 一方で、ウェビナーでなら会場に集まる必要はなく、ソーシャルディスタンスを守れることから注目され始めます。集まる必要がないため、感染対策を意識した参加者の制限もありません。 さらに収容人数の制限もないことで、本来の収容人数以上のセミナー参加も可能にします。幅広い年代をターゲット化できることから、今後の活躍が期待されているといえるでしょう。

アプリの増加により急速な普及

ウェビナーの普及は、利用できるアプリが増えたことも関係しています。アプリが増えたことでアプリストアや広告サイトでも見かけるようになり、コロナ禍前よりも身近なツールとなったからです。 オンライン授業や会議などでも使用され、生活の一部として広く浸透しています。利便性が良いことから、今後のセミナーの主流にもなっていくことでしょう。

ウェビナーに必要な設備

ではウェビナーを始めるにはどういったものが必要なのでしょうか。 主に必要となってくるのは次のような道具です。 ・パソコン ・配信ツール ・カメラ ・マイク ・照明 ・感染防止対策　など

パソコン

必要なもの1つ目は、パソコンです。インターネットや他の機材を扱うの必要であり、パソコンがないと始まりません。 また、できるだけ性能の良いパソコンを使用してください。性能が低いと、処理が遅くなり操作が遅くなります。OSが古いことで配信ツールが起動しない場合もありますので、できるだけ最新のパソコンを使うようにしましょう。 同様にネットワーク回線も早い方が良いです。遅いと、リアルタイムの配信がカクカクしてしまいます。スムーズなやり取りをするためにも、性能と回線は良い物を選んでください。 ちなみに、配信ツールによってはスマートフォンやタブレットでも使用できます。ただ、スマートフォンやタブレットは基本的にパソコンと比べて性能が低く、あまりおすすめできません。 ノートパソコンでも大丈夫ですので、可能な限りパソコンを用意するようにしましょう。

配信ツール

必要なもの2つ目は、配信ツールです。パソコンやカメラがあっても、送信する方法がなければウェビナーはできません。 有名なツールだと、「Zoom」や「Skype」が挙げられます。他にも、「Cocripo」「LiveOn」などもありますので、使いやすい配信ツールを選びましょう。 ただ、使用する配信ツールは統一してください。相手は「Zoom」を使用、自分は「Skype」を使用といったように、違う配信ツールとは基本的にやり取りできません。 使用するツールを選んだら、必ず参加項目に記載しておきましょう。

カメラ・マイク

必要なもの3つ目は、カメラとマイクです。カメラは自分の顔を映すのに、マイクは言葉を伝えるために必要になります。 パソコンや配信環境とは違い、カメラとマイクは性能が低く安い機材でもウェビナーはできます。ですが、性能が低いと画像や音声は粗くなり、会話が聞き取りにくくなるでしょう。 高価な機材は必要ありませんが、スムーズな会話をするためにも、ある程度の性能が必要です。 ちなみに、ノートパソコンによってはカメラとマイクが内蔵の機種もあります。その場合は、別で機材を用意する必要はありません。

照明

必要なもの4つ目は、照明です。部屋が暗いとカメラの映りも暗くなります。照明を用意し、部屋を明るくしてからウェビナーに参加してくだい。 ただ、室内灯が十分明るければ必要ありません。その場合は、パソコンの位置を移動して、自分で影を作らないようにしましょう。 照明を増やしすぎると、眩しすぎてウェビナーどころではありません。常識的な範囲で照明を導入してください。

感染防止対策

新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受けて、ウェビナー内でも感染防止対策をしておく必要があります。 出入り口などに消毒液を設置したり、ウェビナーに複数ゲストが登壇する場合は、ゲストとゲストの間に飛沫感染防止パネルを設置したりと、会場にいる参加者の人数に関係なく、対策をとるようにしましょう。

レンタルという手段

ウェビナーを実施するのに、必要な機材をご紹介してきましたが、配信向けの貸切会場なら、すべての設備が揃っています。 個別に用意したり設定する必要がなくとても便利です。 個別に用意すると費用もかかりますので、面倒なら貸切会場をレンタルするのがおすすめです。

ウェビナーを成功させるために大切なこと

準備できたら、いよいよウェビナーの開始です。ですが、その前に気をつけて欲しいことがあります。 初めてのウェビナーを失敗しないためにも、4つの項目に注意してください。

静かな場所の確保

ウェビナーを開催する際は、静かな場所で行ってください。周囲がうるさいと、マイクが音を拾ってしまいます。 声が聞こえにくいことからトラブルになる場合もありますので、可能な限り騒音対策のされた場所で開催してください。 貸切会場なら、会社や自宅でするよりも騒音が少ないです。配信やライブ目的の貸切会場なら防音もしっかりしており、生活音が入り込む心配もありません。さらに、貸切りになることで他の人も訪れず、静かな環境を作れるでしょう。 騒音対策ができそうもなければ、貸切会場の利用をおすすめします。

リハーサルを行う

ウェビナーを始める前に、必ずリハーサルを行ってください。ウェビナーに慣れていないと使い方や映り方が分からず、失敗をする原因にもなります。 また、参加者側から確認することも重要です。実際のセミナーと画面越しからのセミナーでは見え方や聞こえ方が違ってきます。 内容は分かりやすいか、企業イメージに沿っているのかなど、主催者側と参加者側の両方から確認しましょう。そして、気になる点があれば修正をし、セミナーのクオリティを上げていってください。

参加者の反応に注目する

ウェビナーは、直接セミナーをするのとは違い、相手の顔を見ながらの講習は難しいです。そのため、常に参加者の様子をイメージしながら行う必要があります。 もちろん、参加者もカメラを使用するなら顔を見ることはできますが、画面越しでは見えにくく、細かい変化に気がつきにくいです。 話すのが速かったり、専門用語が多いと参加者は話についていくのに一苦労です。図や表を多く取り入れたり、各項目の最後にまとめやおさらいを入れたりなど、分かりやすさを考慮しながらセミナー内容を構築してください。 そして、「本当に分かりやすいのか」を確認するためにも、リハーサルが必要なのです。

ネット環境を整備する

最後は、ネット環境を確認してください。回線が遅いと映像がカクカクしてしまいます。無線通信だと、電波が届かずフリーズする可能性もありますので、可能なら有線接続を利用しましょう。 また、参加者側のネット環境も重要です。主催者側と同様に回線が遅いと映像がカクカクし、重要な部分を見逃す・聞き逃す可能性もあります。事前にテスト用の視聴動画を用意して、参加者が閲覧できるかを確認しておいてください。

まとめ

新型コロナウイルスの影響により、セミナーの自粛が求めらえる場面も発生しますが、ウェビナーであれば自粛する必要はありません。 また、ウェビナーなら参加者が自宅にいながらも参加できるため、時間や距離を気にせず参加できます。遠方からの参加や平日の参加もしやすく、多くの社会人にとってはウェビナーの方が利用しやすいでしょう。 ウェビナーの利便性が広まれば、コロナ禍が終わっても需要は増えてきます。セミナーを開催予定の人は、ぜひウェビナーを検討してみてください。 そして、ウェビナーの実施会場には、ぜひ貸切できる会場を選んでみてください。「準備が大変」「部屋が狭い」など、配信に不安があるようなら、まずは環境が整っている貸切会場での配信をオススメします。 パセラが提供しているオンライン配信会場「PASELIVE」では、今回ご紹介したもの含め次のような機器・設備が準備されています。 ・カメラ ・配信パソコン ・照明 ・スイッチャー ・モニター ・ミキサー ・ヘッドフォン など また超高速インターネット回線も完備しており、無料で使用することができるのもうれしいですよね。 これらに加えて、飛沫感染防止パネルをはじめとした、感染対策の道具も揃っていることも安心してお願いできるポイント！ さまざまな料金プランも用意しているので、まずは配信のプロがいるパセラに相談してみてください！